KPI Nedir?

Endüstrinin gelişmesi, pazarlama ve dağıtım zincirinin karmaşık hale gelmesi, hizmet kalitesinin yükselmesi sebebiyle bazı ölçme ve kontrol sistemleri gereksinimi doğmuştur. KPI tüm bu metriklerin en önemli olanlarını içeren geçmiş, mevcut ve gelecek durumlar hakkında bilgi veren çok önemli bir analiz aracıdır. KPI ingilizce “Key Performance Indicators” kısaltılmışıdır. Bunun Türkçe olarak karşılığı olarak en yalın haliyle “Anahtar Performans Göstergesi” olarak ifade edebiliriz. Her sektörün hatta her iş kolunun özelleştirilmiş KPI'ları bulunması sebebiyle çoğu zaman KPI ile ilgili anlam kargaşası yaşanmaktadır. Öncelikli olarak size literatür olarak; "KPI nedir?" sözlük anlamı üzerinden birkaç kaynağa dayanarak açıklama yapmak istiyorum. Bunun için günümüzde en geçerli "iş sözlükleri" üzerinden alıntı yaparsak.

Oxford'un KPI Sözlüğü tanımı : Bir kuruluşun, çalışanın vb. performans hedeflerine ulaşmadaki başarısını değerlendirmek için kullanılan ölçülebilir bir metriktir. 

Investopedia'nın KPI tanımı : Bir kuruluşun zaman içindeki performansını ölçmek için kullandığı bir dizi ölçülebilir önlem. 

Macmillan'ın KPI Sözlüğü tanımı : Bir kuruluşun etkinliğini ve hedeflerine ulaşma yolundaki ilerlemesini ölçmenin bir yolu.

KPI neleri kapsar? KPI için kısa tanımları ve kapsamı değerlendirirsek. 

• KPI'lar, bir şirketin başarısını, bir dizi hedeflerini veya üretim ya da hizmette benzer endüstrilerin performansı ile karşılaştırılması yapılabilir.  
• KPI'lar, net kâr gelirleri, belirli giderlerin eksi veya cari oranlarını içeren finansallar olabilir. 
• KPI'lar, bir mağazadaki müşteri trafiğini, çalışanı elde tutma, tekrarlayan müşteriler ve müşteri deneyimini ölçerek değerlendirebilir.
• KPI'lar, hizmet kalitesini, hizmet sunarken ki operasyonel verimliliğini, sürdürülebilirliğini ve risk yönetimi araçlarını ölçerek değerlendirebilir. 

KPI hedefi nasıl olmalı? (SMART Modellemesi)

• Spesific : Spesifik olmalı. (Net)
• Measureble : Ölçülebilir olmalı.
• Atttainable : Ulaşılabilir olmalı.
• Realistic : Gerçekçi olmalı
• Time : Zaman aralığı olmalı.

KPI hangi faydaları sağlar?

• Varlıkların ömrünü uzatır.
• Emek verimliliğini arttır.
• Arıza ve kesinti süresini azaltır.
• Envanter yatırımlarını en aza indirir.
• Bakım maliyetlerini düşürür.

Bir işletmede KPI nasıl hazırlanır?

Anahtar Performans Göstergelerini (KPI) ilk defa tanımlamak çoğu zaman uğraştırıcı ve zordur. KPI'daki sihirli kelime “anahtar” dır, çünkü her KPI belirlenmiş olan bir iş sonucuyla ve bir performans ölçüsüyle ilişkilendirilmelidir. 

KPI'lar genellikle "iş ölçümleriyle" karıştırılır. Sıklıkla aynı anlamda kullanılsa da, KPI'ların kritik veya temel iş hedeflerine göre tanımlanması gerekir. 

Bir KPI tanımlarken hangi adımlar izlenmeli?

• İstediğiniz sonuç nedir? 
• Bu sonuç neden önemlidir? 
• İlerlemeyi nasıl ölçeceksiniz? 
• Sonucu nasıl etkileyebilirsiniz? 
• Ticari sonuçtan kim sorumlu? 
• Sonuçlarına ulaştığınızı nasıl anlayacaksınız?
• Sonuca yönelik ilerlemeyi ne sıklıkla gözden geçireceksiniz?

KPI ile ilgili bir örnek hazırlayalım

Bu yıl şirketin satış gelirlerini artırmak isteğinizi varsayalım. Buna "Satışta Büyüme KPI" diyebiliriz. KPI'yı şöyle tanımlayabilirsiniz: 

KPI; Satış gelirini bu yıl% 20 artırmak. Bu hedefe ulaşmak, şirketin kârlı olmasını sağlayacak ve gelirin TL cinsinden artışı olarak ölçülecektir. Şirket satış gelirini %20 arttırmak için, ek satış personeli işe alarak, mevcut müşterilerin daha fazla ürün satın almasının teşvik edilmesi gerekecektir. Bu metrik için  Satış Yöneticisi sorumlu tutulabilir. Gelirin bu yıl % 20 artması hedeflenmiş olup, KPI aylık olarak incelenerek hedef yaklaşma oranları izlenecek olup performans göstergelerine göre düzeltici önleyici faaliyetler yaratarak hedefe ulaşması sağlanacaktır. 

KPI nasıl geliştirilir?

• KPI için net hedefler belirleyin. 
• KPI hedeflerinizi ilgili paydaşlar ile paylaşın.
• KPI metriklere bağlı olarak belirli periyotlar ile, örneğin; haftalık ve aylık olarak değerlendirin.
• KPI ilerlemesini takip edin ve gözden geçirin.
• KPI içinde geliştirilebilir veya düzeltilmesi gereken konular varsa değişen ihtiyaçlara uygun olarak güncelleyin.
• KPI hedefleri ulaşılabilir olmalıdır. Ulaşılabilir KPI'lar ekibi motive eder.
• KPI hedeflerini dinamik tutun, her an her şey olabilir. Revizyon ihtiyaçları dikkate alınmalı.
• KPI hedefleri bir arada olmalı ve birlikte değerlendirilmeli. 

Önemli not : Ne kadar çok KPI belirlerseniz o kadar iyidir diye bir şey yok. Deneyimlere göre optimize edilmek üzere temel ihtiyacı belirleyecek kadar KPI belirlenmeli. Kısaca ne kadar az KPI belirlerseniz o kadar verimli olacaktır.  

Örnek bir KPI dashboard ekranı

KPI Tesis Yönetiminde nasıl kullanılır?  

KPI, daha fazla karlılık için gerekli kaynakları bulmamıza ve bu kaynaklara ulaşmak için önümüze çıkabilecek sorunları görmemize yarar. İşletmelerde her organizasyonun bir takım hedefleri vardır. KPI, organizasyon hedefe doğru ilerlerken gerekli olan iyileştirme aşamalarını tanımlarken aynı zamanda bu aşamaların ölçümlenmesine yardım eder. Eğer bir hedef varsa veya bir iyileştirme yapılacaksa önce mevcut performansın ölçülebilir olması gerekir. Metrikler mümkünse ölçülür, mümkün değilse ölçülebilir hale getirilmelidir. Aynı zamanda KPI  sonuçlarının paylaşılması, çalışanların operasyonları daha iyi yöneterek grup performansının arttırılmasını sağlar. Örneğin müşteriden kazandığınız gelirin oransal olarak artması, okul başarı yüzdesi, şirkete gelen çağrıların karşılanma oranı gibi değerler bir performans göstergesi olup organizasyon içinde paylaşılması durumunda daha iyi sonuçlar elde edilmesi kaçınılmazdır. Özet olarak hedefe ulaşırken, süreç içinde performans analizleri yaparak, yayınlayarak iyileştirici veya düzeltici önlemler alabilirsiniz. 

Tesis Yönetiminde KPI için örnek; 

KPI modellemesini Tesis Yöneticileri bakım planlarında kullanabilir. Yılda 4 bakım yapılan bir sistemi, 2 bakıma indirirseniz ve süreç içinde çıkan arızaları bakım ile korelasyona tabi tutarsanız, sisteminiz için en efektif bakım metodolojisine ulaşabilirsiniz. Dolayısı ile yapılan bakımın kalitesi en üst düzeyde olurken, buna karşı harcanan operasyon ve maliyet en alt düzeyde gerçekleşecektir.

KPI ile ilgili faydalar

KPI sistemini, tüm süreçlerle besleyerek yapılan işi ve organizasyonu denetlemek ve iyileştirmeler yapmak mümkündür. Süreçlerin içindeki her prosesin kendine göre ölçümlenebilir bir metodu, süreci ve metrikleri varsa KPI kullanarak analizler yapılabilir. KPI sürecine, kalite yönetimi, 6 sigma, ilk giren ilk çıkar, zaman yönetimi ve bir çok risk analizleri entegre olabilir. 

Hazır KPI sistemleri var mı?

KPI süreçleri ile ilgili eğitim veren kuruluşlar ve KPI süreçlerini işleten programlar piyasada mevcuttur. KPI sistemi, risk yönetimi, regülasyonlara uyum, kârlılık ve operasyonel faaliyetlerin verimliliğini sağlayacak bir çok karar mekanizmalarının geliştirilmesi için harika fırsatlar sunar.