Açık ofis alanlarına elveda diyecek miyiz?

Covid-19 ile birlikte açık ofis alanları tasarımı ile ilgili Sarah Gibbens tarafından yazılan ve National Geographic dergisinde yayınlanan yazının özetini ve kişisel değerlendirmelerimi paylaşmak istiyorum. Yazıyı orijinal linkinden direkt olarak erişebilir veya benim özet çeviri ve değerlendirmelerimi Türkçe olarak okuyabilirsiniz. 

Covid-19 ile birlikte açık ofis çalışma alanlarına sahip kurumsal firmalar ofisleri nasıl değiştireceklerine yönelik çeşitli araştırma ve aksiyon planları hazırlamaya başladı. Bu konuda uzmanlar kişisel alanlar yaratılması ve hijyen kurallarının yeniden tasarlanması konusundan adımlar atılması gerektiğini düşünmekte.  Ancak bir çok görüş Covid-19 salgını ile birlikte açık ofis tasarımlarının artık çok zor yapılacağı konusunda hemfikir. 

Uber ve Netflix ofislerinin tasarımlarını yapan Knotel'in CEO'su Amol Sarva; uzun vadede işe dönüş sadece kat planlarının değişikliği değil ofis hayatında ki dramatik bir değişim olması gerektiği düşüncesinde.

Tasarım eğilimi ve düşük maliyet avantajı açık ofis tasarımının yaygınlaşmasının en önemli faktörü. Açık ofislerin gerçek ve sanal duvarları yıkarak demokratik bir alan sağlanması ile insanların daha fazla işbirliği içinde çalışarak üretkenlikte üst düzey performans beklenmekteydi. 

Günümüzde açık ofisler ile ilgili belirlenmiş bir standart bulunmamaktadır. Ancak genelde hücrelerin ve çalışanlar arasında bir engelin olmadığı alan olarak tanımlanmaktadır. Özellikle 2008 yılında ABD merkezli finansal kriz ve durgunluk ile birlikte açık ofis planları düşük operasyonel maliyetleri sebebiyle oldukça popüler hale gelmişti. Özellikle açık ofisler ilk olarak ışık ve geniş ortamlar gibi orijinal bir fikir ile hayata geçmiş olasa da, günümüzde daha fazla çalışanı daha küçük alanlara  sıkıştırmanın bir yolu olarak görülmekte. Dolayısı ile bu uygulama dikkati dağılmış bir iş gücü oluşturmaktadır. 

Açık ofis uygulamaları ile ilgili İngiltere Kraliyet Organizasyonu tarafından 2018 yılında çalışan alışkanlıklarına yönelik yapılan araştırmaya göre; %70 oranında iletişimin azaldığı ve elektronik iletişiminin arttığını tespit etmişler. Başkalarının dikkatini dağıtma ve kulak misafiri olma endişesi sosyal olarak çalışanları geri çekilmeye yöneltiği söyleniyor. Diğer taraftan aynı yapılan başka bir araştırma ise enfeksiyon korkusunun kalabalık alanlarda daha fazla strese sebep olduğu sonucuna varılmış. 

Güney Kore Hastalık Merkezi tarafından bir çağrı merkezinde yapılan bir araştırmaya göre corona virüsün kalabalık bir ofis ortamda ne kadar kolay yayılabildiğini gösteriyor. Toplam 216 çalığanı olan çağrı merkezinde 94 kişide Covid-19 pozitif çıkmış ve bu da toplam çalışanların %43,5'ine denk geliyor. Araştırma görevlileri salgın 21 şubatta başlaması sonrası toplam 16 gün boyunca bu sayıya ulaştığını tespit etmiş. Vakaların %90 ise açık ofiste kümelenmiş bir şekilde çalıştığı belirlenmiş. 

MIT tarafından yapılan araştırmaya göre bir hapşırmanın ağızdan çıkan damlacıkları potansiyel olarak 8 m'ye kadar taşıdığını bu da klavuzlarda belirtilen 2m'lik sosyal mesafe kuralı ile uyuşmadığını tespit etmiş. 

Foto Kaynak : PARK AND OTHERS, EMERGING INFECTIOUS DISEASES, 2020

Bariyerler hapşırık ve öksürükte ortaya çıkan solunum damlacıkları ve fiziksel teması engelleyerek hasatlığı önlemeye yardımcı olabilmekte. Diğer taraftan kahve bardakları ve kapı kolları gibi yüzeyler hastalığın yayılmasında etkili olmaktadır. Yapılan bir başka araştırmaya göre plastik gibi pürüzsüz yüzeylerde corono virüs 3 günü kadar yaşayabileceğini göstermektedir. 

Tasarımcılar  halk sağlığı görevlileri,  masa düzenlemelerine ek olarak açık ve kapalı ofislerde çalışanların hareket ettikleri tüm alanları düşünmek zorunda. Özellikle, mutfak, wc, koridor, asansör vb  teması azaltmak için çalışanları dönüşümlü işe gitmesi, kademeli işe varış saatleri ofis içinde yaya trafiğini düzenlemeye yardımcı olabilmektedir. Asansörler için kullanım dönüşümü ve ateş ölçüm kontrolleri düşünülmekte.

WeWork çalışma alanları ve konferans salonlarında oturma miktarını düşürüyor ve koridorları tek yönlü olarak kullanımı konusunda çalışmalar yaparak 600.000 üzerinde müşterisine sosyal mesafe uygulama rehberi yayınlamayı planlamakta. 

Tasarımcı Sarva, Uber San Francisco çalışanlarının %20 oranında binaya girilmesine izin verildiğini söylemiş. 

Bir çok uzman, salgının işverenleri ofislerin daha sağlıklı ortamlar oluşturması için adım atmaya teşvik edeceğini düşünmekte. 
İşletmeler temizlik rotasyonlarını artırabilir, yüzeyleri dezenfekte etmek için virüs öldürücü ultraviyole ışık kullanabilir, hava filtreleri takabilir, otomatik kapılar ve musluklar için temassız teknolojiye yatırım yapabilir. 

Allen, insanların tamamen üretken olmak için kişisel alana, doğal aydınlatmaya ve konsantre olmak için yeterince sessizliğe ihtiyaç duyduğunu söylüyor.
Birçok ofis, Covid-19 pandemisi azaldığında tadilat yapamayacağı için bazı işverenler işçilerin ofisten tamamen ayrılmasını düşünecek. Chicago Üniversitesi'ndeki araştırmacılar tarafından yapılan bir araştırma, ABD işlerinin yüzde 37'sinin potansiyel olarak uzaktan yapılabileceğini göstermiş.

Yine de, bizzat iş yerinde olmak ve işbirliği yapmak için merkezi bir yere sahip olmak çoğu işletme için önemli olmaya devam edecek. Açık ofislerin devam ettiği yerlerde ise, konserve gibi paketlenmiş çalışanlarına sahip alanlar incelenecek ve sonuçta çalışanlara daha fazla alan ve esneklik sağlanacaktır.

Allen'ın dediği gibi, artık insanların çalışma alanları ile ilgili beklentileri değişecek. Ofislerimize geri döndüğümüzde artık farklı düşüneceğiz. 

Evet, bu makalede açık ofislerin insanların iş birliği, geniş ve rahat çalışma alanları, ışık ve sosyalleşme gibi bir çok kazanımlar elde  edeceğini düşünerek tasarlanmaya başlanmış olsa da günümüzde düşük maliyetli bir tasarım ve daha çok insanı daha küçük bir alanda çalıştırmanın getirdiği işletme tasarrufu  gayretine dönüştürmüş durumda. Diğer taraftan çalışanların birbirine çok yakın ve bir çok işletmede ise neredeyse sosyal mesafeden bile yakın olarak çalışması, onların sosyalleşmesini arttırmak yerine tam tersi kişisel güvenli alan ve konuşulanların mahremiyeti sebebiyle sosyalleşmesini azaltmakta ve  yerine elektronik iletişiminin artmasını sağlamakta olduğu bir gerçek. 

Covid-19 ile birlikte çalışma alanlarına yönelik yasal ve idari süreçler yeniden tasarlanırken, işveren ve çalışan beklentileri de değişecek ve daha sağlıklı bir çalışma alanlarının oluşması yönünde hızlı bir dönüşüm yaşanacaktır. Alan ve bütçe yetersizliği ile karşı karşıya olan işletmeler ise evden çalışmayı bundan sonra tamamen iş yapma şekline dönüştürecektir.