Tesis Yönetimi ve İşletimi her geçen gün daha önemli hale gelse de işin ilginç yanı ters orantılı olarak bütçelere azalmaktadır. Daha az bütçe ile daha fazla optimize ve net fayda sağlayacak operasyonlar önemli hale gelmiştir. Özellikle Covid19 ile birlikte tesislerin faaliyetlerine bağlı karlılıkları düşmesi ile birlikte fokus alanlar değişmiş ve operasyonel faaliyetler dönüşüm sürecine girmiştir. Diğer taraftan kaçınılmaz olarak müşteri deneyimi için ve bakım ve onarım faaliyetlerinin hızlı bir şekilde çözülmesi ve projelerin zamanında ve bütçe dahilinde tamamlanması artık daha fazla kritik öneme sahiptir.
Yeni normal denilen, yeni süreçte değişen çalışma koşulları ve daralan bütçeler ile bakım ve onarım faaliyetleri nasıl yapılmalı?

1- Onarım talep ve faaliyetlerine öncelik verilmeli (İş Emri)
İş emirleri tüm operasyonel faaliyetler için en önemlisi olsa da yeni çalışma koşullarında gelen iş emirleri arasında ayrıca önem derecesine göre kategorik olarak sınıflandırılması faydalı olacaktır. İş emirlerinin önceliklendirilmesi, müşteri deneyimi, maliyet, potansiyel gelir, potansiyel gider, itibar, sürdürülebilir enerji yönetimi, çevre vb. bir çok faktöre göre değerlendirilmelidir. Diğer taraftan iş emirleri 2 kategoride önceliklendirme sınıfı vardır. Birincisi işi talep eden kişinin işe verdiği önem, ikincisi ise işi yapacak kişinin o işe verdiği önem. Örneğin UPS arızası için iş emri yapan kişi bunun düşük önem derecesinde talep edebilir, işi yapacak kişi işin kritik olduğunu değerlendirip işi yüksek önem derecesine getirir ve en hızlı şekilde bakım onarım faaliyetlerini başlatabilir. Diğer taraftan kısmi boya için yüksek önem olarak iş emri açan kişi olabilir ve bu talep işi yapacak kişi tarafından düşük önem olarak değerlendirebilir ve işi başka boya işleri ile birleştirmek için ileri tarihe erteleyebilir ya da işi iptal edebilir. Tüm bu kararlar için önceden belirlenmiş politikalar oluşturulması hem iş emrini açan kişi için hemde işi yapacak kişi için aydınlatıcı olacak ve yanlış iletişimin önünü kesmiş olacaktır. 
İş emirleri düşük önem olarak açıldığında operasyonda sorun olmazken, yüksek önemde açılan iş emirleri daha sonrada müşteri memnuniyetinde ve SLA hesaplarında sapmalara sebebiyet verebilir. Somutlaştırırsak, işletmeye bağlı bir şube müdürü, şubenin operasyonel faaliyetlerini etkileyeceğini düşündüğü için hemen hemen tüm iş emirlerinin acil olarak talep eder. Şubede ki bir ampul değişimi için servis yönlendirmek artık efektif bir karar olmayacağı için işi yapacak kişi bunun iletişimini ve operasyonunu çok iyi yapmalıdır ki, bir yandan müşteri memnuniyetini sağlarken, diğer taraftan operasyonel ve maliyet verimliliğini en üst düzeyde sağlaması gerekir.      
Bakım ve onarım faaliyetlerine bağlı bütçeler azaldıkça paranın akıllıca harcanması, etkin maliyet yönetimi artık daha da önemli bir kaçınılmaz bir gerçek. Bu noktada sadece bakım onarım faaliyetlerine bağlı önem kategorileri dışında aynı zamanda şubelerin itibarına bağlı olarak da değerlendirilmesi faydalı olacaktır. Çok müşterili bir mağaza veya şubesi olan işletme, bakım onarım faaliyetlerinde önceliği bu şubeye veya mağazaya verebilir. Dolayısı ile yüksek ciroya veya yüksek trafiği olan mağaza ve şubeler için bakım onarım operasyonları ayrıca kategorik olarak değerlendirilebilir. Bu sadece işletmenin itibarı değil aynı zamanda bütçesel faaliyetlerini de ilgilendirmektedir. Düşük cirolu bir mağaza için yapılan her bakım onarım faaliyetinin bir maliyet kalemi olduğu unutulmamalı.

2. Organizasyonların yeniden yapılandırılması
Bakım onarım faaliyetlerine bağlı olarak her bir iş emrinin organizasyonları artık daha önemli hale gelmiştir. Özellikle tek defasında işin tamamlanması kritik öneme sahiptir. Gelen iş emirlerinin dikkatlice incelenmesi ve organizasyon için gerekli olan bilgilerin oluşturulmuş olması gerekir. İş emirleri, adreslenebilir, anlaşılabilir, ölçeklendirilebilir ve planlanabilir olmalıdır. Bir iş emrinde, arızanın ve arıza ile ilgili yaşanan deneyimin, arızanın yeri ve zamanı gibi zaman ve adres konularının yazılı olması ve hatta arıza ile ilgili varsa resimlerin iş emrine eklenmiş olması operasyonel ve maliyet etkin hizmet için önemlidir. Her yanlış anlaşılma veya yanlış tespit ilave organizasyona sebep olacağı için yapılan tüm işlemler maliyet kalemi oluşturacaktır. 

3. Rehber oluşturulması
İş emir açmak kolaydır. Sorunu yaşayan kişi telefon, mail veya bakım onarım yazılımı üzerinden bunu basitçe yapabilir. Her iş emri bir beklenti oluştururken aynı zamanda operasyonel faaliyetlere sebep olur. Sorunu yaşayan kişiler için yaşayabileceği arızalar için rehber oluşturmak maliyet etkin bir yönetimi sağlayabilir. Örneğin klima arızası için iş emri açmak isteyen kişi, öncesinde klima arıza rehberine bakarak gerçekten bir arıza mı yoksa basit bir müdahale ile düzelecek bir sorun mu bunun tespitini yapabilir. Mesela rehbere klima arızası için kumanda pilini kontrol edin, klima kumanda yaz - kış ve saat set ayarlarını kontrol edin. Klimanın sigortasını kontrol edin. gibi  kontrol listesi eklenebilir. Yada iş emri yazılımı kullanıyorsanız klimayı seçtiğinde bu uyarıların çıkması sağlanabilir. Böylece basit bir uygulama ile kullanıcının çözebileceği sorunlar için teknik servis yönlendirilmemiş olur. Tesiste her bir bakım onarım faaliyeti için öncelikli rehber oluşturulması, kullanıcı farkındalığı yaratırken aynı zamanda ciddi tasarruf sağlayacaktır. 

4. Etkin IoT ve Otomasyon Kullanımı
Bakım onarım faaliyetleri genelde 3 şekilde tespit edilir. 1- Tesis teknik ekip kontrol sırasında tespit edebilir, 2 - Tesis yaşayanları tarafından tespit edilebilir, 3- IoT veya Otomasyon tarafından gelen bildirimler ile arıza tespiti yapılabilir. Artık günümüzde enerji tasarrufu, konfor şartlarının korunması, bakım ve onarım operasyonlarının basitleştirilmesi ve maliyetlerinin etkin yönetilmesi için IoT teknolojilerinden sıkça faydalanmaktayız. Diğer taraftan bu yeni teknoloji her ne kadar bir çok tesisde kurulmuş olsa da, teknik işletmeyi yapan ekipler çoğu zaman etkin olarak kullanmamaktadırlar.  Artık günümüzde şartlar değişti ve yapılan her iş kendi içinde bir çok risk ve fırsat barındırmaktadır. İşte otomasyon sistemleri veya bağımsız IoT sistemleri riskleri bertaraf ederek fırsatlar yaratmamızı sağlayan güçlü teknolojilerdir. Mesela, ısı sensörlerine bağlı veriler incelenerek fazla ısıtmanın önüne geçilebilir ve ciddi bir doğalgaz tasarrufu sağlanabilir. Ya da enerji takibi yapılarak enerji kalitesine bağlı (Reaktif-Kapasiti-Harmonik) malietlerin önüne geçilebilir. Şubeleri olan işletmeler şubelerde tüketilen enerjileri analiz ederek kullanım alışkanlıklarına bağlı bir çok enerji tasarruf fırsatları tespit edebilir. Diğer taraftan otomasyondan gelen arıza sinyallerini analiz ederek enerjinin sürekliliği ve konfor şartlarının korunmasını sağlarken beklenmedik yüksek maliyetlere sahip arızaları önleyebilir. 

5. Handyman Ekipleri ve dikey uzman ekiplerinin koordinasyonu
Tesislerde bulunan bazı sistemler dikey uzmanlık gerektirirken bazı sistemler için iste yatay uzmanlıklara sahip ekipler (ya da teknik firmalar) oluşturulmalı ve tek defasında optimum faaliyetler ile süreç yönetilebilir. Mesela, chiller, UPS, Jeneratör gibi ekipmanların arızaları için dikey uzmanlığa sahip teknik ekipler gerekirken, seramik, sıva, boya, alıçapan, çekmece, sandalye, koltuk, çerçeve, parke vb. küçük onarım işleri için yatay uzmanlığa sahip handyman ekipleri ile yapılabilir. Böylece özellikle handyman (hünerli usta) kapsamında küçük onarım faaliyetleri için ayrı ayrı ekip yönlendirmeye ve ayrı ayrı maliyetlere katlanmaya gerek yoktur. Teknik ekibi veya çalıştığınız teknik servis firmalarında handyman özelliklerine sahip olan çalışanların bulundurması için teşvik etmelisiniz.

6. Fayda maliyet analizlerinin yapılması
Her iş emri kendi içinde farklı hikaye ve beklentiye sahiptir. Bakım ekipleri bunu çok iyi analiz etmeli ve işin kalitesine dikkat ederken, maliyet etkin yönetim ve müşteri memnuniyeti yaratmalı. Kalite, maliyet ve memnuniyet bu 3 durumu aynı anda sağlamak tüm teknik ekiplerin hedefi olmalı. Kaliteyi sağlamak, maliyeti ve müşteri memnuniyetini arttırabilir diğer taraftan ise maliyet düşürmek ise kaliteyi ve müşteri memnuniyetini düşebilir. İşte bu noktada etkin fayda maliyet analizleri çok önemli bir rol oynar. İşin içinde analiz olunca kafanızda çok büyük matematik problemleri oluşmasın ve gözünüz korkmasın. İşi basite indirgeyerek anlatalım. Örn. şubede bir klima arızalı, envanter yönetimi kullanıyorsanız cihazın geçmiş hikayesini görebilirsiniz ve buna göre proaktif davranabilirsiniz. Ya da envanter yönetimi yazılımı kullanmıyorsanız cihaz ile ilgili bir fikriniz yoksa iş emri üzerinden, lokasyonun geçmiş iş emirlerini inceleyebilir eğer o da yoksa, cihazın fotoğrafına bakarak bazı değerlendirmelerde bulunabilirsiniz. Burada demek istediğim, 10 yıllık bir 4 Kw/h kapasiteye sahip klima, klima onarım maliyeti 4K TL, verimlilik %60, yenisinin maliyeti 10K TL ve 2 yıl garantisi bulunmakta. Elektrik birim fiyatının 1 TL olduğunu düşünerek, klimanın günde 10 saat ve yılda 300 gün çalışıyorsa toplam 3.000 saat çalışmaktadır. Diğer taraftan etkin olarak kompresör toplamda 3/1 süre oranında çalıştığını değerlendirdiğimizde klima yılda 4 Kw/h x 1.000 h = 4000 Kw/h çalışmaktadır. Verimliliğin düşmesini dikkate aldığımızda ise 4000 x %40 (verimlilik kaybı) = 1.600 Kw/h olarak karşımıza çıkar. 
Değerlendirme sonucu; Sadece önümüzdeki 10 yıl cihazın değilmesi durumunda 16.000 TL tasarruf mümkün olacaktır. Ayrıca ilk 2 yıl garanti olacağı için onarım maliyeti olmayacaktır. Üstelik yepyeni pırıl pırıl bir cihaz kullanma deneyimi elde edeceğiz. Diğer taraftan eski cihazı onarmamız halinde 4.000 TL onarım + 16.000 TL (10 yıllık verimlilik kaybı) = 20.000 TL kaybımız olacaktır. Toparlayalım. Eski cihazı onararak kullanmamız durumunda hiç arızalanmadığını düşünerek (ki arızalanma olasılı kesin) 10 yıllık işletme maliyeti 20.000 TL - yeni cihaz maliyeti 10.000 TL = Tasarruf miktarı 10.000 TL.  İşte gördüğünüz gibi fayda maliyet analiz son derece verimlilik artırıcı operasyonlardan birisi ve sık sık yapılmalı ve sonuçları raporlanmalıdır. 
        
7. Teknoloji Dönüşümü
Bu madde esasında yukarıda ki 6 madde de geçiyor ama yinede farkındalık amaçlı olarak dikkat çekmek istedim. Bakım onarım faaliyetleri yapılırken bazen tasarruf için fırsatlar karşımıza çıkabilir. Örneğin, eski bir lavabo bataryası arızalandığında ve yenileme gerektiğinde bu bir maliyet kalemi olurken aynı zamanda daha verimli bir batarya kullanarak işletme tasarrufu için bir şans yaratmış oluruz. Deneyimlerime göre günümüzde büyüyen organizasyonlar ve artan kira ve bina işletme maliyetlerine bağlı olarak binalar kapasitelerinin ya sınırında veya üzerinde yaşayan / çalışan bulundurmakta. Bu da mevcut alt yapının çoğu defa yetersiz gelmesi veya artan insan sayısına bağlı olarak farklı sistemlerin oluşturulması ihtiyacı doğar. Tabi ilk yatırım maliyetine bağlı finansman kaynak sıkıntısı sebebiyle çoğu zaman farklı sistemler oluşturma ve yenileme projeleri ertelenir. Yukarıda bahsettiğim batarya arızası bu noktada bir fırsattır. Bina yaşayan / çalışan sayısı arttığı için dolayısı ile batarya kullanım oranı artmış ve buna bağlı su tüketim miktarı da artmıştır. Mevcut arızalı konvansiyonel batarya değiştirirken, suyu pulvarize eden pertlatörlü ve fotoselli batarya tercih edilmesi durumunda bir taraftan su tasarrufu sağlarken diğer taraftan sürdürülebilirlik konusunda da değinmiş olarak su kaynaklarının korunmasına destek olabiliriz. Bu da tesiste yaşayan / çalışan bağlılığını ve menuniyetini arttıracaktır. Batarya örneği verdim ama bu örnekler, Eski tip aydınlatma arızasında, LED dönüşümü, Mevcut kapı arızasında, otomatik kapı ile değişimi, cephe küflenmesi sırasında, cephe izolasyonu, eski pompanın arızasında invertorlü pompa ile değişimi vb. olarak arttırılabilir. Normal zamanda maliyetlerine bağlı olarak değişimini yapamadığınız eskiyen sistemler, arıza sonrası yine maliyetlerine bağlı olarak fırsat yaratak yenileme ile birlikte uzun yıllar sorunsuz ve verimli bir işletme sağlayacaktır.  

Post a Comment

Teşekkürler.

Daha yeni Daha eski