KPI modellemesini kurmak zor ve zahmetli bir süreç olacağı için öncelikle gerçekten ihtiyaç duyduğunuz KPI'lara odaklanın. Başlamışken tüm herşeyi KPI'a bağlarsanız artık bu sizin için kritiklikten çıkar operatif bir iş olur. Bir süreçte KPI ölçümü yapılacaksa o sürecin gerçekten kritik olması beklenir. Dolayısı ile KPI'larınız olabildiği kadar az, basit ve sade anlaşılabilir olmalıdır. Zaten bir tesis yönetiminin KPI ile ilgili en büyük iki sorunu vardır, ya hiç işleyecek veri yoktur veri olsa da bu sefer ihtiyaçtan fazla veri analizi ve rapor üretmektir. Temel başvuru niteliğinde bir ihtiyaç olması durumunda KPI olarak tanımlarınızı yapın aksi halde ne kadar çok KPI o kadar kötü bir süreç yönetimi ile karşı karşıya kalabilirsiniz.
KPI bir işletmede bulunan varlıkları / araçların / ekipmanları / çalışanların performanslarını, toplam sahip olma ve bakım onarım maliyetlerini etkinliğini ölmek için kullanılan ve karar süreçlerine yardımcı olan bir analiz özetidir.
Hız göstergesinin hazır programlar ile izleyebilirsiniz ama yok hazır program kullanmıyorsanız excel ile bu tip hız göstergeleri yapabilirsiniz. Excel'de hız göstergesini yapmak ilk başta biraz uğraştırabilir ama bir defa yaptıktan sonra aynı göstergeyi kullanacağınız için faydasını çok göreceğinize eminim.
Tesislerin sürdürülebilir olması için bakım ve onarım faaliyetleri yapılmaktadır. Bu bakım faaliyetlerinin bir kısmı planlı yapılırken bir kısmı da plansız olarak gerçekleşir. Her ne kadar plansız bakım faaliyetleri olsa da bu plansız faaliyetleri öngörmek gerekir. Yani bakım planlamasına öngörülmüş plansız bakımları da dahil etmek gerekir. İşte bu noktada öngörüleri bize KPI raporların gösterir. Öteki türlü tamamen deneme yanılma yöntemi ile tahminleyerek yapılan bir planlama olacaktır.
İyi kurgulanmış KPI modellemesi ile reaktif bakım operasyonları ve buna bağlı maliyetlerde azalmaya yönelik tredlerin oluşmasına sebep olur. Önleyici bakım ne kadar sıklaşır ve dikkatli yapılırsa reaktif bakım ihtiyacı o kadar düşer.
Bakım Faaliyetleri İçin Hangi KPI'lar Oluşturulmalı?
Öncelikli olarak bir bakım sürecine KPI atanması için izleme ve ölçme metrikleri gereklidir. Bunu çok küçük işletmeler dışında manuel yapmak ve takip etmek oldukça zordur. Dolayısı ile KPI yönetimi yapabilmeniz için bilgisayar destekli bir süreç oluşturulması gereklidir. Burada bilgisayardan bahsettiğim hazır bakım yönetim yazılımlarda da olabilir, basit bir excel tabloda olabilir. Koşullandırılmış programlar veya tablolar ile KPI modellemesi yapabilirsiniz.
KPI ile ilgili metrikler oluşturduktan sonra sonuçları takip edebileceğimiz bir pano oluşturulmalıdır. Günümüzde pano olarak, dashboard denilen özet panolar kullanılmaktadır. Dashboard'un standardı yoktur ve her organizasyon kendisi için önemli KPI'ları bir özelleştirilmiş dashboard'da takip etmektedir.
1- Planlanmış ve Tamamlanmış bakım ve onarım işleri
Tüm iş emirleri ve zamanı gelmiş olan bakımlar, bir program dahilinde yapılsa da daha sonradan analık analiz etmek gerekecektir. Bunun için, planlanmış, tamamlanmış olarak kategorik bir şekilde KPI çıkartabilirsiniz.
Diğer taraftan tamamlanan ve planlanan işleri oranlayarak başarı durumu tespiti yapılabilir, bir çok dashboard'da bu hız göstergesi olarak gösterilir. Göstergenin sonu %100 gösterirken o an ibre başarı oranınızı gösterir örneğin %70 gibi ve daha fazla artış olursa ibre daha çok %100'e doğru yaklaşır.
Planlanan İşler / Tamamlanan İşler = Başarı Oranı
15 /21 = %70
2-Planlanan ve Gerçekleşen Arasında Süre Farkı
Bir önceki KPI adetler arasında ki farkı analiz etmemizi sağlarkan şimdiki KPI ise planlanmış bakım onarım faaliyeti ile gerçekleşen bakım onarım faaliyetleri arasındaki farkı analiz etmemize yarar. Özellikle bir bakım onarım programı kullanan işletmeler bu analizi çok rahat kullanabilir. İşler saha teknisyenine yönlendirildikten ve tamamlandıktan sonra anlık olarak kapatılması ile gerçek zamanlı ölçümleme yapılma imkanı bulunmaktadır. Böylece hem operasyonel verimlilik ölçülürken aynı zamanda saha teknisyenlerinin verimliliklerini ve hatta iş tiplerinin verimliliklerini ölçme fırsatı bulabiliriz. Örneğin işlerinizi kategorik olarak, inşaat, elektrik ve mekanik olarak üçe ayırarak planlanan ve tamamlanan süre arasında karşılaştırmalı olarak KPI uygulayabilir hatta sadece işin kapanmasını değil işin istasyonlar arası bekleme süresini bile ölçebilmeniz mümkün. Bu KPI modeli için, bir üst yöneticinin böylesine detaya ihtiyacı olmadığını düşünürseniz, inşaat, elektrik ve mekanik 3 disiplini tek bir planlanan ve tamamlanan olarak görebilmesini sağlayabilirsiniz. Bu tip KPI ölçümü özellikle iç kaynaklar ile bakım onarım yapılıyorsa saha teknisyenlerinin performansını ölçebilir, fazladan mesai planlamasının önüne geçilebilir (veya fazladan mesai öngörülebilir), müşteri memnuniyetini sağlayabilir, dış firmaya yaptırılması durumunda ise servis hizmetlerine yönelik ilave ödemeleri optimize edebilirsiniz. Bu operasyonu hız göstergesi ile dashboard'da gösterebilir ve ayrıca gerekmesi durumunda ise analiz tablosu hazırlanmasını sağlayarak KPI incelemesi yapabilirsiniz.
3. Önemli İşlerin Sayısı
Önemli iş derken işletmeniz için gerçek anlamda kritik işler olmalı. Bu iş kaç defa olmuş aylık ve yıllık olarak bilmek isteyebiliriz ve alacağımız sonuçlara göre düzeltici önleyici faaliyetler yapabiliriz. İşletmede projeli işler yapılıyorsa bu işlere ait KPI modeli çalışılabilir. İşlere ait geçmiş yıllara göre SLA, Bütçe, m2 vb. metrikleri karşılaştırmak isteyebilirsiniz. Mesela sene başında 5 adet mağaza açmak için yönetim hedef koymuş olabilir. Bu 5 mağaza bir KPI sürecine dahil edilmeli. Bu sayede m2 maliyeti, toplan alan, müteahhitler vb. metrikleri değerlendirme fırsatı bulabilirsiniz. Raporlama için güzel veriler elde etmeniz mümkün. Diğer taraftan çok fazla bu tip işleriniz yoksa istisna durumlarında yapıyorsanız KPI modellemesi yapmanıza gerektur. Bu KPI için % oranları veya birim maliyetleri karşılaştırmalı olarak metrikleri değerlendirecek basit bir mum grafik veya hız göstergesi kullanabilirsiniz.
3- Kesinti Süreleri
Eğer bir imalat operasyonu olan işletme olsaydı makine çalışma süresi ve imalat adeti olarak değerlendirilmesi gerekir diyecektim ama tesislerde işin durmasını sağlayacak bir makinenin arızalanmasından ziyade enerji kesintisinin değerlendirmesi daha modellenebilir bir çalışma olacaktır. Bu kapsamda enerji kesintisini sağlayan UPS ve Jeneratör gibi ekipmanlar üzerinden de modelleme yapılabilir. Bu tamamıyla ihtiyaç meselesi. Örnek olması için ben genel enerji kesintisi üzerinden açıklamaya çalışacağım. Enerji kesintisi, hizmet dışı kalma sürelerini ölçmeye yarar böylece kesintilerin getirdiği maliyet yükü hesaplanmış olur. Tesis Yöneticileri enerji kesintisine bağlı maliyetleri pek hesaplamaz ama bu maliyetleri hesaplayan birimlere rapor paylaşır. İşte bu KPI ile gerekli raporları paylaşabilir ve sık enerji kesintisi yaşanan noktalar için analiz yapabilir, bir önceki yıl ile karşılaştırma yapabilir. Enerji kesintilerini aylık olarak bir önceki yılın aynı ayını karşılaştırarak tablolar ve çubuk grafikler olarak dashborda gösterebilirsiniz.
4- Checklist KPI
Günlük kontroller ve kontroller sırasında alınan notlara checklist diyoruz. Checklist ile ilgili KPI modellemesi yapılabilir. Tesisiniz ne kadar büyükse check listler o kadar değerli olmaktadır. Özellikle elektronik ortamda checklist tutuyorsanız her bir medde bir parametre olabilir. Ya da istisna maddeler önemli bir parametre olabilir. Check listi tutan ekipler ölçebilir, checklistte ki olumsuz maddeler kategorik olarak analiz edilebilir. Örneğin inşaat için aylık 22 kontrol notui mekanik için 32 kontrol notu, elektrik için ise 16 kontrol notu olduğunu tespit ettiniz. Sonra ki aylarda olası sapmaları görmeniz açısında KPI modellemesi yaparak aylık değişkenlik oranlarını görebilir ve duruma göre karar almanız kolaylaşabilir.
5-Ziyaret Hedefleri
Şubeli organizasyonlarda teknik ekibin yıllık, bölge, şube, mağaza vb. ziyaret hedefleri olabilir ve bu hedef gerçekleştirme oranlarına ait KPI modellemesi yapılabilir. Çok şubeli tesislerde ziyaretler çok önemlidir. Her yıl gerçekleşen ziyaretler mutlaka ajanda altına alınmalı ve ölçülmelidir. Ziyaretler çalışan görev tanımlarında yazmakla birlikte organizasyonun temel hedeflerinden birisi olabilir. Dolayısı ile hedeflenen şube ziyareti, gerçekleşen şube ziyareti alınan notlar / bulgular ve daha sonra bulguların kapatılmasına yönelik aksiyon analizleri KPI modellemesi içinde çok faydalı bir araç olacaktır.
6- Bütçe maliyet karşılaştırmaları
Çok ama çok önemli bir KPI modellemesidir. Kesinlikle her organizasyonda mutlaka dashboardun merkezinde olmalı ve her an takip edilebilmeli. Aylık gerçekleşen bütçe ve malityet ile gerçekleşmesi beklenen bütçe ve maliyet analizi KPI olarak % olarak basit bir grafik ile gösterebilirsiniz. Hatta bırakın grafiği sadece % oran farkını bile takip etseniz sürprizler ile karşılaşma olasılığınız çok azalır. İşletmelerde kimse sürpriz sevmez ve işin içine bütçe giriyorsa üst yönetimden en alt yönetime kadar herkesin takip etmesi gereken bir sorundur. Çünkü bütçe maliyetin bariyeridir ve maliyetlerin olabildiği kadar bariyer içinde kalması beklenir.
7-Sürdürülebilirlik (Elektrik, Su, Doğalgaz ve diğer yakıtlar)
İşletmeler varlığını sürdürmek için enerjiye ihtiyaç duyar ve enerji maliyet ve çevresel anlamda büyük bir yük getirmektedir. Çevre yönetimi ve sürdürülebilirlik ile birlikte maliyet optimizasyonu için mutlaka tüketimler ile ilgili KPI modellemesi yapılması gerekir. Enerji tüketimi için iki tür KPI çalışabilirsiniz. Birisincisi tasarruf hedefli KPI diğeri ise bir önceki yıl ile mevcut yıl arasında karşılaştırmalı KPI. Esasında her iki KPI iki yılı kıyaslar tasarruf hedefi olanda yıllık örneğin elektrikten %2 tasarruf yapmayı planlıyoruz diye bir hedef koyarsanız KPI göstergelerinizi ona göre şekillendirebilirsiniz. Mesele %2'yi sistem yakladığında farkındalık yaratacak hedefin gerçekleştiğini belirtecek grafik ekleyebilirsiniz. Diğe taraftan karşılaştırmalı KPI'da ise mevcut durumu sürekli takip ederek enerji tasarruf fırsatlarını değerlendirebilirsiniz. Dediğim gibi enerji işletmeler için çok yüksek maliyet getirdiği için sık sık raporlanan bir süreçtir. KPI modellemeniz rapor üretmenize hatta pozitif raporlar üretmenize fayda sağlar.
8- Emlak Yönetimi ve Kira maliyetleri
Direkt bakım onarımı ilgilendirmese de emlak yönetimi anlamında emlakların aylık maliyerleri m2, çalışan kişi sayısı başına düşen m2, olarak ve yerleşke olarak mutlaka değerlendirilmeli. Emlak Yönetimi kapsamında KPI modellemsi yapılacak çok kıymetli verilere ulaşmak mümkün. Eğer bir KPI modellemesi yapıyorsanız mutlak Emlakların Kiraları ve hatta toplam sahip olma (işletme) maliyetleride eklenerek analiz edilmeli. Örneğin; m2 başına düşen kira maliyeti, çalışan başına düşen m2 alan, çalışan başına düşen kira maliyeti, şubeler ve binaların toplam maliyeti ve yerleşkelerin karşılaşrtırmalı analizler. Önceki yıllar ile karşılaştırmaları yapılabilir ve bu metrikler bir dash board ile anlık olara KPI modellemesi ile analiz edilebilir. Kira maliyetleri, enerji ve işçi maliyeti gibi en yüksek maliyetler olduğu için çok önemli verilerdir. Ayrıca Emlak Yönetimi olarak sözleşme adeti, yenilene sözleşme, taşınma, yeni yer kiralama gibi metriklere ait KPI modelleri yapılabilir. Bu noktada bir çok metrikten bahsettim ama her zaman aklınızda olsun KPI bir raporlama aracı değil, emin olma, şüphe duyma veya karar verme aracıdır. Yani yöneticiyi tetikler. Eğer kuşkulu bir sonuç varsa o zaman dönüp KPI'ı oluşturan raporları ve verileri inceler. Düzgün yapılandırılmış bir KPI modellemesinde raporlama dışında çok fazla manuel veri analizi gerekmez. Eğer çok fazla manuel veri analizi yapılıyorsa, KPI'ınız basit ve anlaşılır değildir. Üzerinde çalışın daha basit ve anlamlı hale getirecek modeller oluşturun.
Farklı düşünmenizi sağlayacak birkaç akılda kalıcı anahtar KPI modelleri
- Riskli işler ve geciken işler
- Planlanmış işler
- Ünitelere atanmış işlerin dağılımı
- Denetim raporları
- Atanmış ama tamamlanmamış işler (gecikmeyi aşmış)
- Kategorize edilmiş varlıklar (binalar, şubeler, cihazlar, sistemler)
- İş gücü maliyet analizleri.
DuPont tarafından hazırlanmış örnek bir KPI beklenti tablosu.
Yorum Gönder
Teşekkürler.