Bir Tesis Yöneticisinin birincil KPI'ları nasıl oluşturulur?
KPI hedefleri verimliliği arttırmak ve operasyonları çeşitlendirmek için kullanılır. İyi optimize edilmiş KPI modellemesi ile bir çok faaliyette verimliliği üst düzeye getirmek yani verimlilikte mükemmelliği yakalamak mümkündür. Bu noktada pek çok metrik bize doğru yolu gösterecektir. Bunun için benzer tesis benchmark çalışmaları, maliyet ve süreç operasyonlarının incelenmesi yeterli olacaktır. Ayrıca KPI modellemesi gelişen teknoloji, sosyal ve ekonomik şartlara göre revize edilmelidir. KPI modellemesinde en temel amaç hızlı ve doğru karar vermeye yardımcı araç oluşturmaktadır. Dolayısı ile hangi kararları hızlı ve doğru verirsek operasyonlarda ve maliyetlerde optimizasyon yakalarken müşteri memnuniyetinde maksimum sonuç alınması yönünde ilgili metrikler dikkatli incelenmeli ve KPI modellemesine uygun bir şekilde dashbord oluşturulmalı. Unutmayın amaç çok KPI yaratmak değil, doğru ve anlamlı KPI'lar yaratmaktır.
KPI anlık olarak mevcut durum takibi yapılırken aynı zamanda beklenti (hedef) karşılaştırma ve sonuçları ile ilgili önemli bilgi veren grafikler, semboller, sayısal veriler veya kısa net tablolardır. KPI göstergeleri genelde metrikler ile çoğu zaman karıştırılır. Metriklerde sadece amaç dikkate alınırken, KPI'da hedeflere nasıl ve hangi seviyede ulaştığına dair ölçüm sonuçları dikkate alınır. Bu nedenle tutarlı bir ölçüm oluşturmak içim birden fazla metrik kullanılabilir. Biraz daha somut olursak, toplam bakım saati bir metrik oluştururken, planlı bakım ve reaktif bakım birer KPI oluşturur. Bakım saati basit bir ölçüm iken, diğeri ise bakım sonuçlarının ne kadar verimli olduğunu tespit etmek içim iki veriyi kıyaslar. Yani planlı bakımın başarısı, reaktif bakıma bağlıdır. Reaktif bakım ne kadar düşerse, planlı bakım o kadar başarılıdır ve net somut verilere dayanır.
Tesis Yönetiminde birincil KPI'lar neler olmalı?
Her tesis kendine özel prensip ve sistemlere sahiptir. Bazı KPI örnekleri literatür veya jenerik olarak sıralayacağım ama siz kendi yönettiğiniz tesis özelliklerine ve amaçlarına uygun olanlarını seçmeli veya uygun KPI modellemesini tasarlamalısınız.
- İç müşteri / müşteri memnuniyeti.
Tesiste sadece iç müşteri varsa iç müşteri, dış müşteri varsa iç ve dış müşteri ayrı ayrı KPI modellemesi yapılmalıdır. Tesis Yönetimi operasyonlarının birincil hedefi üretime veya hizmete destek olacak operasyonları sağlamalı ve bunun sonucu olarak memnuniyet değerlemesini yaparak düzeltici önleyici faaliyetlerini sağlamalıdır. Mutsuz bir iş gücü üretkenliğin önündeki en büyük engellerden birisidir. Bu da üretimdeki verimliliği düşürürken, personel maliyetlerinin yükselmesi ve ciro düşüklüğüne sebebiyet verebilir. Dolayısı ile memnuniyet ölçümü kritik KPI'lardan birisidir ve sürekli olarak incelenmesi ve geliştirilmesi gereken bir süreçtir.
- Çalışan verimliliği
Tesis Yönetimi organizasyonu çatısı altında çalışan ekiplerin verimliliği önemli bir KPI'dır. Çalışan verimliliği toplam hizmet kalitesine ait göstergelerden birisidir. Diğer taraftan düşük verimlilikteki çalışan profili üretim süreçlerinin yavaşlamasına sebebiyet verebilir. Çalışan verimliliği sürekli ölçülmeli ve gelişime yönelik fırsatlar planlanmalı ve verimlilik arttırıcı aksiyonlar alınmalı.
- İş emri çözüm süresi (SLA)
SLA yani Service Level Agreement, Hizmet Seviyesi Anlaşmasını ifade eder. Bu noktada, ürün teslim, müdahale ve sorun çözme sürelerinin tanımlanmasını ifade eder. Yani tesis yönetimi hizmetleri kapsamında ki müdahale ve sorun çözme sürelerini kapsamaktadır. Bu bazen hizmet personelinin, bazende dış bakım firmasının SLA ölçümünü kapsamaktadır. Ayrıca toplam hizmet SLA sürelerini değerlendirmek toplan verimliliğin ölçülmesi anlamında faydalı olacaktır. İş emirlerinin tamamlanması için geçen toplam zaman bakım onarım süreçlerini planlama ve iş akışlarının verimliliğini gösterin önemli bir göstergedir.Geçikmiş olan işler ortalama hizmet süresini arttırmaktadır. Dolayısı ile öncelikli olarak geciken işlerin incelenmesi için KPI göstergeleri bize gerekli erken uyarıyı yapar ve aksiyon almamız için fikir verir.
- İş emri yanıtlama süresi (SLA)
İş emri tamamlama süresi bir işin uçtan uca tamamlanmasını kasarken, iş emri yanıtlama süresi ise, iş emrinizi aldım ilgileniyoruz, merak etmeyin anlamında iş emri aksiyon planı ve geri bildirim sürecinin oluşturulmasıdır. Böylece iş emri açan kişilerde iş emri statüsünde işin hangi aşamada olduğunu görebilir. Bu SLA süresi iş emirlerinin karşılayan personelin performansını ölçer ve bu performans göstergesi verimlilik ve iç müşteri memnuniyeti açısından önemli bir göstergedir.
- Planlı bakım ve reaktif bakım oranı
Planlı bakımın en büyük göstergesi reaktif bakımdır. İki bakım arasında ters orantı kurulmalı. Planlı bakım artarken, reaktif bakım azalır. Amaç optimum bakım için gerekli olan periyotu bulmaktır. Optimum bakım maliyetleri düşürürken, verimliliği ve iş sürekliliğini arttırır. Diğer taraftan her reaktif bakım operasyonel ve finansal açıdan maliyet oluşturduğu unutulmamalıdır. İşin doğru ve optimum yapıldığını hakkında bilgi veren önemli bir göstergedir. Bu noktada ihtiyaca uygun olarak bir veya birden fazla göstergeler ile bakım süreçlerine ait KPI takibi yapılabilir.
- Yeni ekipman maliyetleri
Sistem bakımları yapılırken bakım dışında ayrıca yedek parça değişim maliyetleri de ortaya çıkar. Öyle bir noktaya gelir ki yedek parça maliyetleri yenileme maliyetlerine yaklaşır ve hatta geçebilir. Bu noktada optimum yenileme kararları vermek için yenilemeye yönelik maliyet analiz KPI modellemesi çok önemli bir göstergedir. Bazen bir cihazı yenilemek maliyet olarak işletmeleri zor durumda bırakabilir fakat yenileme KPI modellemesi önden bilgilendirebilirse bir sonraki bütçe döneminde gerekli tahminleme yapılarak yenilemeye yönelik maliyetleri ekleyebilirsiniz. Diğer taraftan optimum yenileme fırsatları sayesinde en ekonomik ve verimlik bir yenileme zamanını tespit ederek başarılı bir süreç oluşturulabilir
- Hizmet alan kişilerin (kullanıcı) şikayet sayısı (çalışan / müşteri)
Çalışan şikayeti deneyim yönetimi açısından çok önemli bir göstergedir. Güvenli olmayan, çalışma koşulları, kötü bakım uygulamaları, yetersiz ve kesintili hizmet, toksit alanlar, konfor şartlarında negatif değişiklikler kullanıcı şikayetlerini arttıran önemli konulardır. Bu tip şikayetlerin sayısı ve niteliğine bağlı göstergelerin takip edilmesi gereklidir.
- Kontrol tabloları - Check-list
Kontrol tabloları, günlük, haftalık, aylık, 3 aylık, 6 aylık ve yıllık olarak ihtiyaca uygun olarak zamanında tutulası doldurulması gereken önemli bir süreçtir. Ayrıca kontrol tablosuna sadece tik atmak değil sorun halinde notlarda almak gerekir. Alınan her notum elektronik ortamda veri olarak değerlendirilmesi ve sonuç parametreleri KPI olarak değerlendirilmeli. Örneğin periyodik olarak zamanında check-list tutulması bir KPI modellemesi olabilir. Ayrıca check-list içinde alınan notlar bir başka KPI olabilir. Diğer taraftan check list içine yazılan parametrelerde beklenmedik değiliklikler (sıcaklık, gerilim, akım, tüketim) farkı bir KPI olarak değerlendirilebilir.
- Ziyaret planları ve notları
Bir bina veya çok şubeleri organizasyonda şubeler belli periyotlar ile ziyaret edilir. Bu ziyaretler hem iletişim amaçlı hemde kontrol amaçlı olarak yapılabilir. Eğer kontrol yapılıyorsa check-list ile ilgili çalışmalar ilgili KPI olarak değerlendirilebilir. Diğer taraftan check-list dışında ziyaretler ayrı birer KPI olarak değerlendirilir. Bu noktada planlanan ziyaretler, gerçekleşen ziyaretler, beklenen değerlendirme, gerçekleşen değerlendirme, ziyaret başına gerçekleşen maliyet, planlanan maliyet. Esasında bu KPI örneklerini arttırmak mümkün ama önemli olan organizasyonunuz için gerçekten önemli olan KPI'ları takip etmektir. Dolayısı ile KPI seçimin her zaman olduğu gibi ziyaretler içinde oldukça optimum yaklaşım sergilemek gerekmektedir.
- İş Sağlığı ve Güvenliği
Bir çok organizasyonda İş Sağlığı ve Güvenliği Tesis Yönetimi bünyesinde olabilir ve bu kapsamda yapılan çalışmaların sonuçlarına ait verilerin ölçme ve değerlendirme açısında mükemmel sonuçlar elde etmek için önemli göstergeler sunabilir. İSG kapsamında düzeltici ve önleyici faaliyet önerileri ile gerçekleşenler arasında ki fark ve her yıl İSG ile gerçekleşen kazalar arasında ki fark birer KPI olarak değerlendirilebilir. Bir taraftan sağlık ve güvenlikte mükemmelliğe yaklaşırken diğer taraftan yasal raporlamaların takibi kolaylaşacaktır.
- Atık yönetimi
Ülkemizde özellikle sıfır atık hedefi ile yapılan çalışmalar ve kurumların atıklarını azaltıcı önlemler ve çevresel faaliyetler kapsamında atık yönetimi son derece önemli bir KPI göstergesidir. Ayrıca atıkların kaynağında ayrıştırdığı ve geri dönüşüme gönderildiği tesislerde, kağıt, plastik, metal, cam vb. gibi atık tiplerine göre KPI ölçümleri yapılabilir. KPI ile elde edilen verilere göre atık yönetiminde temel göstergeler ölçülebilir ve hızlıca aksiyon alınabilir. Diğer taraftan atık yönetimi yasal bir süreç olduğu için zaten ölçülmesi, takip edilmesi ve raporlanması gereken bir konu olduğu için KPI olarak tanımlanması son derece yüksek bir farkındalık oluşturacaktır.
- Alan birim başına (m2) düşen Tesis Yönetim maliyetleri.
Metrekare başına düşen Tesis Yönetim ve işletim maliyetleri, öngörülebilir bütçe ve gerçekleşen bütçenin planlanması ve takip edilmesini sağlayan önemli bir göstergedir. Özellikle geçmiş performanslar ve güncel performans analizleri ciddi fırsatları ve tehditleri görmemizi sağlar. Diğer taraftan sektörel bir rapor ile karşılaştırma yaparak bütçe verimliliği tespiti yapılabilir. Aşırı yüksek maliyetler daha fazla bütçeye ihtiyaç duyar ve daha fazla bütçe almak yönetimin istediği ve beklediği bir performans değildir. Tesis Yönetim faaliyetlerini tümünü kapsar. Sadece tesisi değil tesis içinde ki tesis içinde faaliyetlerin devamlılığı için gerekli olan teknik, idari, temizlik, güvenlik, filo, personel servisi, kurye kargo, lojistik yönetimi, yemekhane vb. tüm operasyonel işleri.
- Alan birim başına (m2) teknik hizmetler maliyetleri.
Bir tesisin sürekli yeni ve sorunsuz olması teknik hizmetler operasyonlarının verimliliğine bağlıdır. Diğer taraftan teknik operasyonları bir maliyeti vardır. Bakım, onarım, teknik işletme, teknik depo, sarf depo ve ekipman yenileme maliyetleri Tesis Yönetimi süreçlerinde önemli bir kalem oluşturur. Bu kapsamda tüm maliyetlerin bir gösterge ile anlık olarak takip edilmelidir.
- Alan birim başına (m2) düşen bakım maliyetleri.
Alan birim başına düşün tesis yönetim maliyetlerinde olduğu gibi metrekareye düşen tesis bakım maliyetleri planlanan bütçe ile gerçekleşen bütçe arasında ki uyumu veya farkı gösterir. Anlık olarak bakım maliyet performanslarının takip edilmesi bakım süreçlerinde iyileştirmeye yönelik fırsatların görülmesine olanak sağlar. Artan verilere bağlı göstergeler, varlıkların sağlığı, sahip olma maliyetleri ve iş akış verimliği hakkında bilgi verir.
- Alan birim başına (m2) düşen işletme maliyetleri.
Tesis içinde tüketilen elektrik, su, doğal gaz ve motorin gibi tüketim kalemlerinin maliyetlerinin izlenmesi ve yönetilmesi ana faaliyet alanlarından birisidir. Tüketimlerin takibi ve raporlanması yasal regülasyonlara uyum sağlarken, çevresel ve tasarruf hedeflerine ulaşmakta yardımcı olur. Ayrıca gerçekçi hedefler oluşturmanız ve sürekli olarak sapmaları tespit edebilmeniz için faydalı bir göstergedir. Verimsiz tüketim alanlarının tespiti ve sonrasında alınan aksiyonların sonuçları bu KPI göstergesi ile takip edilebilir.
- Alan birim başına (m2) düşen temizlik maliyetleri.
Bir tesisin temizlik operasyonları yönetimin en önemli kalemlerinden birisidir. Temizlik sıklığı, çalışan temizlik görevlisi sayısı, kullanılan temizlik araçları ve temizlik malzemelerinin oluşturduğu bir takım maliyetler bulunmaktadır. Toksit ve kontamine alanlar olması durumunda ise daha özellikli temizlik işlerini yapılması ve etkisinin takibi, kontrol ve yönetim süreçleri kapsamındadır. Tüm temizlik operasyonlarının toplam oluşturduğu maliyetler anlık olarak ölçülmeli ve maliyet arttırıcı operasyonlara yönelik fırsatların yaratılması doğru hazırlanmış bir KPI ile sağlanabilir.
- Alan birim başına (m2) düşen güvenlik maliyetleri.
Tesislerde güvenlik hizmetlerinin sağlanması önemlidir ve yüksek maliyet kalemlerinden birisidir. Tesiste bulunan, varlıkları, mülkleri ve çalışanları güvende tutmak içim gerekli olan maliyetleri anlık olarak ölçmek ve yönetmek için Alan birim başına (m2) düşen güvenlik maliyetleri takip edilmesi için gerekli olan parametreler önemli bir göstergedir. Maliyetlerdeki değişiklikler genel güvenlik işletimi hakkında önemli fikirler verebilir. Dolayısı ile maliyet optimizasyonu için süreç, ekipman ve yönetim şekillerinde revizyona gidilebilir. Güvenlik hizmetleri kapsamında, elektronik güvenlik sistemlerinin ve fiziki güvenlik sisteminin işlete maliyetleri ayrı ayrı kategorik olarak takip edilebilir.
Yorum Gönder
Teşekkürler.